Тайм-менеджмент как инструмент эффективного использования рабочего времени в организации социально-культурной сферы
В XXI веке в связи с возрастанием темпов социокультурных изменений увеличивается потребность в повышении адаптивности организации любой отрасли или сферы экономики к внешней среде. Именно адаптивность является одним из важнейших факторов конкурентоспособности, что относится и к организациям социально-культурной сферы. Одним из главных инструментов повышения адаптивности является внедрение технологий тайм-менеджмента в качестве элемента системы управления организацией.
Тайм-менеджмент в масштабах организации начинается с нижних уровней иерархии. Необходимо заинтересовать рядовых работников в эффективном использовании своего рабочего времени. Обычно они рассматривают его как «проданное» работодателю. Однако можно объяснить им, что, хотя их время и «продано», но это по-прежнему невосполнимый ресурс жизни. Осознание этого фактадостаточно быстро пробуждаету сотрудника организации понимание того, что его ценнейший и невосполнимый ресурс безвозвратно тратится из-за окружающего беспорядка – отсутствия должностных инструкций, нормального стратегического планирования и т.п. Даже если первоначально таких людей в организации мало, 5-10 %, они вполне способны заразить своим пониманием данной проблемы и энтузиазмом большую часть персонала организации. Глеб Архангельский называет подобную технологию внедрения тайм-менеджмента «бациллой», объясняя сходство действия подобных единичных сотрудников с действиями, производимыми бациллами [1, c.30].
Одним из инструментов тайм-менеджмента вообще, и в организации социально-культурной сферы в частности, является учет фонда рабочего времени.
Существует три вида учета фонда рабочего времени. В основе классификации учета рабочего времени по видам лежит календарный отрезок, используемый работодателем для определения последствий учета рабочего времени и вида рабочего времени [2, с. 476].
Первым видом является поденный учет рабочего времени, он устанавливается, как правило, когда продолжительность рабочего времени не изменяется и составляет одинаковую величину в течение каждого дня рабочих недель трудовой деятельности [2, с. 477].
Вторым видом является еженедельный учет рабочего времени. Еженедельный учет рабочего времени устанавливается в тех случаях, когда продолжительность работы в течение рабочих дней недели изменяется [2, с. 480].
Третьим видом является суммированный учет рабочего времени, который одновременно может быть причислен к особому режиму рабочего времени. В связи со спецификой деятельности некоторые категории работников учреждений культуры (например, актеры театра, артисты, занятые в концертной сфере и т.д.) имеют разное время начала и окончания рабочего дня. При этом, как правило, определенная трудовым законодательством ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени не соблюдается. В таких случаях проконтролировать продолжительность рабочего времени, отработанного каждым работником, поможет введение суммированного учета рабочего времени [3, с. 64].
Суммированный учет рабочего времени применяется в случае, когда по условиям производства (работы) в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени [2, c. 482].
В июне 2016 года нами была проведена фотография рабочего времени (ФРД) сотрудников культурно-художественного отдела Федерального государственного учреждения «Дом Офицеров» Самарского гарнизона (далее по тексту – ФГУ ГДО). Наблюдение продолжалось пять рабочих дней.
Фотографией рабочего дня (ФРД) называется исследование трудового процесса, имеющее целью выявить затраты рабочего времени в течение изучаемого периода, определить резервы повышения эффективности его использования. При проведении ФРД измеряются и фиксируются все без исключения затраты рабочего времени и особенно тщательно – потери времени по различным причинам.
Культурно-художественный отдел ФГУ ГДО занимается разработкой планов проведения и организацией культурно-массовых мероприятий (концертов, фестивалей, выставок и т.д.) в г. Самаре, а также планами работы всех кружков ФГУ ГДО (танцевальных, музыкальных, шахматных и др.).
По данным ФРД можно сделать вывод о том, что оперативная работа составляет в культурно-художественном отделе ФГУ ГДО всего 69,58 % или 334 минуты из 480 минут рабочей смены. Это говорит о том, что оно используется недостаточно эффективно и эта ситуация требует улучшения.
Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. К этим факторам относятся:
• отсутствие плана работы;
• плохо налаженный в организации обмен информацией;
• большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени;
• «воры времени» – это непредвиденные дела, которые требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным, а именно: личные телефонные звонки; проблемы с компьютерным оборудованием; недостаток организационного планирования; неудовлетворительная организационная структура; плохо организованные и скоординированные собрания и совещания; чрезмерная офисная бюрократия; игнорирование режима труда и отдыха.
По данным ФРД, при восьмичасовом рабочем дне культурно-художественного отдела ФГУ ГДО совещания занимают в его структуре 1 час, изучение документации – от 40 минут до 2 часов, осуществление работы по подготовке и проведению мероприятий – 8 часов, работа со штатными службами – 30-40 минут, прием посетителей – 10-20 минут, время на перерыв и отдых – 1-2 часа.
В результате суммирования времени «дневных помех» было выяснено, что в день более 60 минут рабочего времени тратится впустую: на чаепитие – 5-15 минут, время привезти себя в порядок перед зеркалом – 5-10 минут, более 20-40 минут в день занимает пользование интернетом в личных целях, разговоры по телефону с семьями – по 10-15 минут несколько раз в день. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.
Одной из причин больших потерь рабочего временисотрудников культурно-художественного отдела ФГУ ГДО является не всегда рационально организованный труд самим персоналом, а также порой неэффективное распоряжение рабочим временем, временами отсутствие четкой системы самоорганизации.
Исходя из основных положений тайм-менеджмента, резервы для повышения эффективности использования рабочего времени надо искать на трех уровнях: индивидуальном, групповом (отдел, подразделение), организационном. На каждом из трех уровней есть наиболее часто встречающиеся, типичные резервы оптимизации использования рабочего времени [4, c. 31].
На индивидуальном уровне: планирование с учетом индивидуального графика работоспособности, развитие навыков саморегуляции и самоконтроля (концентрироваться на том, что делаешь; управлять своим состоянием, не давать волю эмоциям в сложных, конфликтных ситуациях), улучшение организации рабочего места, более широкое и адекватное использование современных технических средств.
На уровне отдела (подразделения): четкое распределение обязанностей внутри отдела, развитие взаимозаменяемости, выделение приоритетов и информирование об этом сотрудников, осуществление месячного и квартального планирования с систематическим контролем, учет индивидуальных особенностей сотрудников при постановке задач, повышение профессиональной компетентности сотрудников.
На уровне организации: формализация максимально возможного количества процессов, совершенствование системы контроля, проведение учета реального времени, требуемого для выполнения того или иного вида работы, планирование совещаний и встреч заранее, повышение эффективности проведения совещаний (оповещать о цели, осуществлять подготовку), разработка внутрифирменных стандартов использования рабочего времени.
На основе анализа данных ФРД сотрудников культурно-художественного отдела, проведенного на разных уровнях управления этим подразделением ФГУ ГДО были разработаны следующие рекомендации по эффективному использованию рабочего времени его сотрудниками:
• грамотное распределение рабочего времени, поиск альтернативных путей решения поставленных задач;
• подготовка списка задач на предстоящий день;
• все должно находиться на своем месте – документация, оргтехника, канцелярские принадлежности, справочная литература и т.д. Несоблюдение этого правила приведет к непроизводительным затратам времени из-за поисков нужной вещи;
• разбивка больших проектов на части или этапы. В этом случае они уже не будут подавлять своими масштабами, срочностью или значимостью;
• посвящение важным вопросам самое продуктивное рабочее время;
• выполнение всех дел и поручений вовремя. Если выполнять их своевременно, они не потребуют излишнего расходования времени и сил;
• установление конкретных сроков выполнения различных дел и поручений;
• отведение определенного времени для выполнения серьезных и трудоемких вопросов;
• выделение стратегических приоритетов среди работ, заданий и поручений;
• соблюдение режима труда и отдыха, установленных в организации.
Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что такой инструмент планирования рабочего времени, кактайм-менеджмент поможет рационализировать использование рабочего времени в организации любой отрасли или сферы экономики, в том числе социально-культурной.